Interview: Le spécialiste de l'organisation...

Bonjour M Grandmaison. Le spécialiste du classement devient le spécialiste de l'organisation, pourquoi?

Lorsque j'ai créé le spécialiste du classement (une des expertises de Cabinet transférance: http://cabinet-transferance.blogspot.com/ ), j'avais une vision de l'organisation autour du document papier... Classer les documents, sous différentes formes (supports et mobiliers) était pour moi une des clefs de la productivité et du mieux être, dans un environnement de bureau.

Aujourd'hui après plus d'un an passé en tant que consultant au service des entreprises, des institutions, des associations, j'ai constaté que les freins au changement étaient beaucoup plus d'ordre personnel que matériel. L'évolution des supports et particulièrement la dématérialisation permettent de limiter le volume de support à classer, il est donc nécessaire de modifier les comportements.

Vous avez abandonné complètement le dossier, l'indexation, le mobilier.

Non je continue à mettre en place ces solutions au travers de professionnels reconnus dans ce domaine:

• Serge Epinat Alphadex (rotatif et dossier): http://www.alphadex.fr/
• Jean Claude Rondet 2R organisation (Dématérialisation, dossier et indexation code couleur): www.2rorga.com
• Bisley (crédences, classement fiches, rayonnage roulant,...): http://www.bisley.com/

Mais pour moi, l'essentiel est dans l'accompagnement des comportements. Mes différentes formations en conduite de projet autour de l'accompagnement des personnes et la création d'une démarche d'amélioration continue: la Totale Qualité de l'Organisation (TQO), me permettent d'intervenir sur les processus de l'organisation.

En quoi consiste la Totale Qualité de l'Information?

La TQO est une démarche qui vise à mettre de l'ORDRE en faisant la chasse au gaspillage. c'est une démarche de type Kaizen adaptée au travail administratif. J'invite ceux qui veulent en savoir plus de lire l'article concernant le TQO sur le blog. Cette démarche permet de trouver des solutions simples en supprimant le superflu.

Quel est l'avenir du spécialiste de l'organisation?

Le spécialiste de l'organisation s'inscrit complètement dans la politique d'expertise de Cabinet Transférance: http://cabinet-transferance.blogspot.com/ . Elle est une expertise supplémentaire autour de consultants-coach et formateurs qui interviennent sur l'ensemble des champs organisationnels et relationnels de l'entreprise, de l'institution et des associations.
La modification de nos comportements étant une des solutions pour un mieux être dans les organisations.
Travailler mieux pour gagner mieux... en bien être. Moins de stress au bureau par une meilleure organisation...

Total Qualité de l'organisation: TQO

Merci a la société Leclere à Valence et à Nathalie Clerici: http://www.leclere.fr/ pour son acceuil et la matinée organisée en collaboration avec l'éditeur de GED NOVAXEL et son représentant Romain de la Bastie: http://www.novaxel.com/

Cette matinée était la présentation de la Totale Qualité de l'Organisation, concept mis au point par le Cabinet Transferance : http://cabinet-transferance.blogspot.com et éric grandmaison spécialisés dans l'accompagnement et la mise en place de solutions organisationnelles et relationnelles.

C'est une démarche globale sous forme de conduite de projet visant à améliorer les processus de l’organisation. Elle s'inscrit dans une démarche d'amélioration continue de type Kaizen:

• Comprendre les processus
• Obtenir rapidement des changements en responsabilisant les acteurs
• Créer des réflexes indispensables et une dynamique d’amélioration
• Résoudre les problèmes
• Apprendre à identifier les activités chronophages
• Réduire les délais et les coûts
• Evacuer les sources de stress et de conflit
• Améliorer continuellement le confort de vie dans le travail.

Elle vise:

• à faire la chasse au gaspillage en mettant de l’ORDRE (Organiser, Ranger, Découvrir les anomalies, Rendre évident, Etre rigoureux)
• à mettre en place des standards
• une amélioration continue des processus de l'organisation.

il s'agit de chercher des solutions au lieu de trouver des raisons pour lesquels ça ne marchera pas.

Formation Kaizen: 5S

Durant les 3 premiers jours de décembre, j'ai assisté à une formation à l'institut Kaizen à Paris. Cette formation avait pour but de comprendre la méthodologie à mettre en place dans les services, tant au niveau de l'organisation, de ses processus que de ses comportements.

Mise au point par Masaaki Imai, cette méthode largement répandue dans la production, est une méthode d'amélioration continue fondée sur le bon sens et le moindre coût.

Aujourd'hui cette méthode s'adapte au travail administratif, pour une meilleure qualité de vie dans les bureaux.

Elle est basée sur la notion d' ORDRE:

• Oter l'inutile


• Ranger


• Découvrir les anomalies


• Rendre évident


• Etre rigoureux

TRANSFERANCE se propose de mettre en place chez vos clients ou dans votre entreprise, cette philosophie pour franchir les étapes d'une meilleure organisation.

CONFERENCE

Conférence du vendredi 16 novembre à 11h invité par la société Art déco Agenceur de bureau à Troyes et de Marie Françoise Boyer la dirigeante:

" Le classement, l'organisation, plus qu'un savoir faire: un savoir être"

Cette conférence s'est déroulée avec une trentaine de personnes venant de secteurs différents (Mairie, assureurs, clinique, hopitâl, pompiers, textiles, immobilier,...).

Elle a permis de présenter une approche différente du classement et de l'organisation situant les problèmatiques sur un aspect humain plutôt que matériel.

La démarche 5S étant une façon de s'approprier des comportements adaptés et pérennes.

Une explication de l'indexation code/couleur a clôturé cette conférence. Ranger sans classer une nouvelle façon de voir l'organisation.

Un échange fructueux a suivi cette conférence, autour d'une découverte du Beaujolais nouveau.

Merci à madame Boyer et toute l'équipe de Art Déco.

Mise en place d'une stratégie organisationnelle

Eric grandmaison vous accompagne dans votre statrégie organisationnelle :
· Offrir un espace de liberté de parole
· Poser les bonnes questions qui font avancer
· Transformer « l’espace problème » en « espace objectif »
· Permettre au groupe :
- de faire une analyse réaliste de la situation
- de fixer ses propres objectifs
- de se donner les moyens nécessaires
- de construire les étapes de son projet
- de suivre l’avancement.
· Superviser la préparation à l’action
· Stimuler la recherche d’options multiples développant la créativité et l’innovation
· Faire émerger une meilleure performance
· Faire émerger les compétences et les solutions.
. Mettre en place les comportements et les solutions appropriées

Le code couleur 2RO

· Classement aléatoire.
· Plus de place perdue.
· Système interactif avec l’informatique.
· Grande lisibilité grâce au code/couleur.

. Classement ergonomique

Le dossier universel LSDC

Le dossier universel LSC:

· Grande capacité de classement en linéaire.
· Indexation, traçabilité et forte lisibilité.
· Plus d’erreur de classement
· Modulable de 2mm à 30 mm en un seul dossier
· Possibilité de livraison indexé numériquement
· Plus besoin de meuble compliqué et coûteux (rotatif,…)
· Coût limité.
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Comment s'y retrouver ?

Le classement bien plus qu'un problème d'outil... Il s'agit souvent d' une solution méthodologique qu 'il faut mettre en place. Le 5S comme méthode d'amélioration continue permet de mettre en place des solutions pérennes source de mieux être.

NOS SOLUTIONS

Nous vous proposons une approche globale pour améliorer les performances du traitement de l'information et du document: création, organisation, classement, rangement, indexation, recherche, consultation, transmission, commentaires, annotations, révisions, archivage, dématérilaisation, externalisation.

• Diagnostic et conseil (analyse de la situation, moyen à mettre en oeuvre, mise en place de processus, définir l'architecture du flux documentaire,...).


• Accompagnement au changement (aide à l'appropriation de nouveaux comportements et outils).


• Mise en place de moyens matériels.


• Formation.

NOTRE DEMARCHE

Nous le constatons ,dans la plupart des cas, la solution à " la mise en place d'une architecture claire de la chaîne de traitement et de gestion de l'information ne réside pas seulement dans la mise en place d'outil mais également dans la façon de mettre en place et de s'approprier les outils".
Notre démarche nous permet de "co-élaborer" des solutions constructives source de progrès.

"Et si c'était notre façon de fonctionner qui ne fonctionnait pas"

Notre résistance à la mise en place de solutions réside souvent dans le sens que nous lui donnons.

VOTRE DEMANDE

• Réduire le temps et les coûts d'accès à votre information et à vos documents.
• Concevoir des solutions de classement.
• Optimiser votre espace travail.
• Déménager, réaménager ou restructurer un service, votre entreprise, votre organisation.
• Comprendre et améliorer l'efficacité de votre chaîne de traitement de l'information.
• Concevoir un nouveau document ou dossier.
• Transférer des dossiers d'un système de classement séquentiel vers un système aléatoire.
• Se former à de nouveaux outils ou de nouvelles méthodes de classement.
• Mettre en place une solution à vos archives.
• Préparer la dématérialisation (GED, Workflow) et l'externalisation de vos documents.

LE CONTEXTE:

La communication en tant qu'échange d'informations est au coeur de tous les processus de l'entreprise, internes et externes, et à pris une place considérable dans la stratégie.
On peut parler de véritable "culture de l'information".
Confrontées quotidiennement au traitement de masses de données, les organisations et les entreprises y sont de plus en plus attentives.
Réfléchir au traitement et à la gestion de l'information, prendre conscience de son rôle et de la nécessité de sa "traçabilité" est devenu vital.
Hors, cette "traçabilité" est souvent approximative et quand elle existe, souvent difficile à retrouver. Sa recherche, voire sa recréation, est tojours perte de temps, d'argent, d'énergie.
Non structurées les données, souvent stockées sous forme de papiers, sont difficiles à retrouver.
Pourtant, cette structuration en procurant un accès rapide à l'information, vient de plus en plus en appui des décisions.

C'est un véritable avantage concurrentiel.
Une arme au service de la stratégie.